Formål for opbevaring af persondata?

Hald HR Consulting er en rekrutteringsvirksomhed, og derfor opbevarer og behandler vi persondata med det formål at besætte stillinger hos vores kunder. Vi vil samtidig gerne hjælpe mennesker videre i deres karriere. Derfor behandler vi kandidaternes ansøgning, CV mv., samt relevant data i vores CV-database.

Vi opbevarer følgende data:

• CV, dog uden personfølsomme data (se nedenfor)
• Eksamensbeviser, dog uden cpr.nr – de sidste 4 tal streges ud af kandidaten
• Personanalyse – hvis denne foretages via Hald HR Consulting
• Evne test – hvis denne foretages via Hald HR Consulting
• Referencer – efter indhentning af samtykke.
• Relevante noter nedskrevet af vores konsulenter
• Samtalenoter optaget via digitaleværktøjer

Hvilke data opbevarer vi ikke?

Vi opbevarer ikke særlige personoplysninger (følsomme personoplysninger) som:

• Fuldt cpr.nr.
• Biometriske data mhp. entydig identifikation
• Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
• Oplysninger om helbredsmæssige eller seksuelle forhold
• Oplysninger om strafbare forhold – Specifikt vedr. straffeattest: Straffeattest, indhentes i relevante tilfælde via kandidaten, der skal give selvstændigt samtykke hertil. Kandidaten skal også give samtykke til at vi udleverer attesten til vores kunde. Attesten slettes hos Hald HR Consulting efter fremsendelse til vores kunde.

Såfremt vi ved gennemgang af databasen ser CV’er eller filer, som indeholder ovenstående personfølsomme eller semi-personfølsomme data, så vil disse blive slettet.

Ved ansøgning om en stilling via Hald HR Consulting´s rekrutteringssystem

Vi bruger rekrutteringssystemet ReQruiting (databehandler), der automatisk håndterer alle regler om samtykke og 12-måneders-sletning af database. Her opbevares de filer, som kandidaten ønsker, at vi skal opbevare til stillingsbesættende formål. Kandidaterne kan til enhver tid oprette, slette og redigere i egne data. Når en kandidat ansøger en stilling gennem systemet, så sletter vi automatisk dennes data efter 12 måneder.
Dataansvarlig er Hald HR Consulting. Kandidaternes data opbevares hos ReQruiting som leverer dette rekrutteringssystem og CV-database. Data opbevares Cloudbaseret.

Når en kandidat ansøger en stilling via Hald HR Consulting, så skal det ske via ReQruiting. Hvis der ansøges eller fremsendes CV på e-mail vedrørende en opslået stilling, afvises modtagelsen og kandidaten bedes ansøge via systemet. Den fremsendte e-mail vil straks herefter blive slettet.

Alle kandidatdata vil blive gemt i 12 måneder, hvorefter data slettes. Hald HR Consulting kan tilføje noter og referencer til kandidatens profil. I ReQruiting kan kandidaten altid se hvilke data, vi opbevarer ved at logge ind med eget brugernavn og password. Kandidaten kan ligeledes selv slette og redigere i egne data. Registrering er 100% frivillig.

Dataansvarlig og databehandler i relation til testsystem

Vi benytter HR Solutions A/S, som leverandør af person- og evne analyser (Extended disc). Kandidaten vil altid selv modtage en fuld rapport på egne analyser, således, at alle relevante involverede materiale (Hald HR Consulting og evt. virksomheden) har adgang til de samme rapporter/materialer. Rapporterne opbevares i HR Solutions system Finxs i op til 12 måneder, hvorefter de slettes.

Dataansvarlig er Hald HR Consulting. Dine data opbevares hos Databehandler HR Solutions A/S. Data opbevares hos HR Solutions/Extended Disc i Finland.

LinkedIns Recruiter Lite og Premium platforme

Her søger vi efter og indleder dialog med kandidater. Her har vi adgang til de data, som den enkelte har på sin offentlige LinkedIn profil. Vi kommunikerer ofte med kandidater via LinkedIns e-mail system. Disse e-mail dialoger vil blive slettet senest efter 12 måneder. LinkedIn data og e-mails via LinkedIns mailsystem opbevares hos LinkedIn.

Microsoft Office365 til almindelige e-mails

Korrespondance mellem Hald HR Consulting og kandidater slettes efter 12 måneder. Korrespondance mellem Hald HR Consulting og virksomheder, der indeholder kandidatdata, slettes efter 12 måneder – undtagen e-mails indeholdende data for ansatte kandidater igennem Hald HR Consulting. Disse slettes efter 18 måneder. E-mails opbevares hos Microsoft Office 365 datacentre. Du kan løbende følge med på Microsofts vilkår for Online tjenester.
Øvrige dialoger mellem Hald HR Consulting og kandidater slettes efter 12 måneder

Dette gælder fx SMS’er, dialog via Facebook og andre sociale medier, samt dialog via andre kanaler.

Print af dine data

Vi forsøger at være et papirløst firma, når det gælder kandidatdata. Såfremt vi udskriver data, vil disse blive opbevaret i aflåst skab, og makuleret hurtigst muligt og senest 12 måneder efter rekrutteringsforløbet afslutning.

Kandidatdatabase

Hos Hald HR Consulting arbejder vi med en kandidatdatabase, der kun indeholder profiler, som er relevante for vores eksisterende eller kommende rekrutteringsopgaver. Vi opbevarer kun oplysninger i op til 12 måneder, hvorefter kandidaten bliver bedt om at uploade sit CV på ny, hvis vedkommende fortsat ønsker at være registreret. Alle kandidater er registreret med samtykke og i overensstemmelse med GDPR.

Kontakt via fx LinkedIn eller på anden vis

Vi kontakter aktivt kandidater, som vi finder relevante til stillinger, som vi besætter for vores kunder. Det sker via LinkedIn eller ad andre kanaler. Såfremt kandidaten er interesseret i den stilling vi præsenterer, vil vi bede kandidaten om at registrere sig i vores rekrutteringssystem og kandidaten giver dermed samtykke til at vi kan opbevare CV mv. Se hvilke data samt regler for opbevaring og sletning ovenfor.

Samtykke til at tage referencer

Referencetagning sker udelukkende hos personer, som kandidaten har udleveret kontaktdata på og som Hald HR Consulting har fået samtykke til at kontakte.

Vi fremsender en e-mail, hvor vi beder kandidaten svare retur på mailen med kontaktdata på referencepersoner. I samme mail gives samtykke til at vi må kontakte personerne med henblik på referenceinformation, samt at vi må oplyse indholdet af samtalen skriftligt og/eller mundtligt til virksomheden, som du er i rekrutteringsforløb hos. Dette samtykke opbevares som bevis for, at vi har fået modtaget samtykke.

Referencer tages typisk på slutkandidater. Reference-oplysninger udleveres først. Kandidaten kan altid trække sit samtykke til referencecheck retur.

Samtykke til udlevering af data, når du skal præsenteres for en virksomhed

Hald HR Consulting udleverer kun CV og øvrige data til en virksomhed, når vi har talt med kandidaten om en specifik stilling, og har fået et skriftligt samtykke til at udlevere det. Samtidig beder vi om kandidatens samtykke til at vores klient må opbevare data i op til 12 måneder efter rekrutteringsprocessen afslutning.

I vores samhandelskontrakt beder vi vores kunder slette alle relevant kandidatdata senest 12 måneder efter rekrutteringens afslutning.
Kandidaten kan altid trække sit samtykke retur. Data fremsendes til virksomheden via krypteret e-mail.

Når data er fremsendt til kunden, er den pågældende virksomhed herefter ansvarlig for at leve op til reglerne.

Udvidet samtykke ved overførsel til tredjelande udenfor EU/EØS

I sjældne tilfælde kan vi have en rekrutteringsopgave, hvor virksomheden befinder sig i et land udenfor EU/EØS, også kaldet et tredjeland.

Såfremt vi undtagelsesvis skal overføre data til tredjelande følger vi Datatilsynets vejledning om overførsel af personoplysninger til tredjelande, hvor der skelnes mellem overførsel til ”sikre” og ”usikre” tredjelande.

En overførsel til et usikkert tredjeland kan finde sted, hvis den registrerede person har givet sit udtrykkelige samtykke til overførslen. Dette betyder, at der skal være tale om en frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse fra den registrerede. Herudover skal den registrerede informeres om de mulige risici, som overførslen kan medføre for den registrerede. Risikoen ved at overføre personoplysninger til et usikkert tredjeland – uden at der stilles fornødne garantier – kan bl.a. bestå i, at der i det pågældende tredjeland ikke nødvendigvis gælder regler om datasikkerhed, der f.eks. sikrer, at oplysninger ikke kommer til uvedkommendes kendskab mv.

Retten til at blive slettet

Kandidaten kan altid selv slette sin profil i vores CV-database eller bede Hald HR Consulting om at slette data hos os.
Vi sletter dog automatisk alle data efter 12 mdr.

Dataportabilitet

Kandidaten har altid selv adgang til sine data, som er opbevaret i vores CV-database og alle rapporter vedrørende test, profiler m.m. fremsendes direkte til kandidaten. Kandidaten har ret til at modtage egne oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format. Dertil har denne ret til at få overført disse oplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Vi skal kunne identificere kandidaten, når denne kontakter os

Som hovedregel bedes kandidaten om selv at redigere, oprette sig i vores system med eget brugernavn og password. Såfremt kandidaten kontakter os direkte med henblik på at få redigeret, slettet eller udleveret/overført data, vil vi tage de fornødne skridt til at sikre kandidatens identitet, så vi udleverer data til den rette person. Dette kan ske ved bekræftelse via registrerede e-mail i systemet. Såfremt dette ikke er muligt, så vil vi bede kandidaten om fremvisning af pas og/eller kørekort enten ved fremmøde eller live online møde.